CHAPITRE 2
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L'AUDIENCE
2.2 L'ouverture de l'instance
2.2.1 Le rôle du greffier (adjoint au conseil)
Bien qu'étant un fonctionnaire de la Commission, le greffier ou adjoint du conseil, dont le rôle est décrit dans le Guide des prestations, joue un rôle indispensable comme organe autonome du conseil arbitral295 Notes de bas de page.Ce rôle est essentiel à l'application des principes de justice naturelle. Il prépare le rôle d'audience, envoie les avis d'audience avec copie du dossier d'appel, convoque le président et les membres en respectant la règle de la rotation, donne suite aux demandes du président ou du juge-arbitre le cas échéant, voit à la préparation de la salle d'audience, à l'enregistrement des audiences, organise s'il y a lieu les audiences téléphoniques, les audiences par vidéo, etc. Le greffier agit donc comme l'agent ou l'assistant du tribunal même si celui-ci n'est pas une institution permanente.
Une fois le président désigné, le greffier relève, à certains égards, de son autorité puisque le président est maître de la procédure. Toutefois, si un incident se produit avant l'audience, par exemple une demande de remise, le greffier en avise les autres parties par téléphone et en informe le président qui prend alors la décision de l'accorder ou non. Si le président refuse, le greffier, sur l'autorisation du président, consigne la demande et la joint comme pièce au dossier.
Au terme de l'audience ou du processus, le greffier voit à ce que la décision du conseil soit consignée par écrit, avec tous les détails pertinents, les signatures et l'opinion dissidente s'il y a lieu. La décision est officiellement envoyée par le président au bureau de la Commission, par l'intermédiaire du greffier, qui voit aussi à ce qu'elle soit communiquée aux parties.
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