À l'intention des présidents du Conseil arbitral de l'Assurance-emploi

Objet : Changement de la politique sur la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels

Veuillez prendre note du changement de la politique en ce qui concerne le travail préliminaire de rédaction des décisions. Étant donné les progrès technologiques, je dois m'assurer que tous les renseignements personnels tenus par le gouvernement du Canada sont protégés de tout accès non autorisé afin de garantir leur confidentialité et leur intégrité.

Je suis au courant que certains présidents effectuent du travail préliminaire quant à la rédaction des décisions en enregistrant les parties, les questions en litige et les renseignements provenant du dossier d'appel et qu'ils fournissent ces renseignements à l'adjoint (te) du Conseil, sur un cédérom, une disquette ou une clé USB (memory stick « bâtonnet de mémoire » ou connecteur USB) le jour de l'audience.

La présente vise à rappeler que cette pratique constitue des risques au sujet de la confidentialité et de la protection si des renseignements personnels sont perdus ou égarés par inadvertance, voir volés. Pour minimiser les risques, il est nécessaire d'apporter des changements à la politique. À compter de ce jour, tout travail préliminaire enregistré par des présidents ou membres du Conseil doit se limiter à ce qui suit :

• identification des questions en litige,
• information contenue au dossier d'appel.

Il ne faut enregistrer aucun identificateur personnel, p. ex. le NAS ou des noms. En faisant référence aux parties, il faut les mentionner en utilisant un terme général comme « le prestataire », « l'appelant », « l'employeur » ou « le témoin ». Il faut sauvegarder les causes de façon générale seulement, peut-être en utilisant une numérotation chronologique allant de 1 à 6, en fonction de l'ordre apparaissant sur le rôle d'audience; on peut aussi utiliser un numéro de cause, si un tel numéro est attribué par l'adjoint(te) du Conseil. Naturellement, la décision complète ne sera pas préparée avant l'audience.

À la fin de la journée d'audience, il faudra effacer tout le travail préliminaire préalablement enregistré et tous les dossiers d'appel doivent être remis à l'adjoint (te) du Conseil pour être déchiquetés.

Ce changement de politique fera bientôt partie de votre matériel de référence et de formation. Dans l'intervalle, veuillez vous conformer à la nouvelle politique afin d'assurer la protection des renseignements personnels se trouvant en votre possession.