Pour un bon départ 8

Listes de vérification et ressources utiles

À faire pour les conseils arbitraux
À ne pas faire pour les conseils arbitraux
Scénario d'introduction et de conclusion - Texte suggéré
Notes sur les techniques d'interrogatoire
Liste de vérification des éléments essentiels d'une décision
Justice naturelle : Questions récapitulatives et réponses

À faire pour les conseils arbitraux

1. Tenez-vous au courant des pratiques en matière d'emploi et des conditions de travail dans votre région.

2. Tenez-vous au courant des changements apportés à la loi et de la jurisprudence récente.

3. Présentez-vous à l'audience en ayant lu chaque dossier d'appel et effectué les recherches nécessaires.

4. Présentez-vous à chaque audience avec un esprit ouvert, prêt à écouter les exposés des parties intéressées.

5. Présentez-vous à l'audience prêt à traiter toutes les parties et tous les membres du conseil avec courtoisie, équité et respect et ce, même s'il y a divergences d'opinions.

6. Assurez-vous que l'audience soit informelle.

7. Participez à toutes les séances de formation dans leur totalité.

8. Choisissez des preuves pertinentes à la cause et faites la distinction entre les renseignements et les faits lors de vos délibérations et de la prise de la décision.

9. Appliquez le droit et la jurisprudence aux faits de la cause.

10. Énoncez le test juridique, faites état de l'appréciation de la preuve et rendez des conclusions de faits avant de tirer les conclusions juridiques dans votre décision écrite.

À ne pas faire pour les conseils arbitraux

1. Vous accorder un délai trop court pour vous préparer ou rédiger les notes de préparation.
   
   Présidents : Cesser la préparation avant d'avoir rédigé les sections « litiges » et « l'information contenue au dossier ».

2. Rédiger à l'avance toute la décision, sauf les litiges et l’information contenue au dossier.

3. Oublier que vous êtes maintenant un arbitre neutre et impartial et non un représentant de l'une des parties, quelle que soit la personne qui vous a nommé.

4. Arrêter votre opinion à propos d'une cause et discuter de son résultat ou de son bien-fondé avec vos collègues du conseil avant d'avoir entendu la totalité de la preuve.

5. Discuter de vos dossiers avec quiconque avant l'audience.

6. Révéler, en dehors du centre de conseil, des renseignements personnels relatifs aux prestataires.

7. Accepter un comportement grossier, intolérant ou injuste de la part d'un membre du conseil ou d'une partie pendant une audience (demandez une suspension de l'audience pour discuter de ce problème et y mettre fin.)

8. Permettre à des personnes de l'extérieur d'intervenir dans les délibérations des trois membres du conseil à moins d'être prêt à rouvrir l'audience à toutes les parties.

9. Accepter une nouvelle preuve ou un nouvel argument après la fin de l'audience. (Vous pouvez consulter la loi.)

10. Passer aux conclusions juridiques dans votre décision avant d'avoir énoncé le test légal, d'avoir fait état de l'appréciation de la preuve et d'être parvenu à des conclusions de fait.

Audiences des conseils arbitraux

Scénario d'introduction - Texte suggéré
(February 2009)

	«Bonjour monsieur/madame ***** (appelant) . Merci d'être ici, veuillez vous asseoir.»
Présentation des membres du conseil	« Je suis XXXXX. J'assure la présidence de ce conseil arbitral. L'autre (les autres) membre(s) du conseil est (sont), à ma droite, ****, et à ma gauche, **** (les membres s'identifient eux-mêmes). »
Participants(le cas échéant)	« Veuillez vous présenter et décrire la nature de vos liens avec l'appelant. »
Procédure d'enregistrement sonore	« Nous avons un certain nombre de choses à vous expliquer au sujet du rôle du conseil arbitral et de l'audience d'aujourd'hui. Je voudrais commencer par vous expliquer la politique des conseils arbitraux de l'assurance-emploi au sujet des enregistrements sonores. Nous enregistrons les audiences des conseils arbitraux afin d'avoir un compte rendu de l'audience dans le cas où vous ou une autre partie intéressée ne serait pas d'accord avec notre décision et qu'un appel serait interjeté à un niveau supérieur (le juge-arbitre). »
Une partie a demandé l'enregistrement
Une partie a demandé que l'audience soit enregistrée	« Vous avez demandé que l'audience soit enregistrée sur bande sonore. Avez-vous des questions au sujet de l'enregistrement? Nous allons maintenant commencer à enregistrer l'audience. »
Personne n'a demandé l'enregistrement
Personne n'a demandé que l'audience soit enregistrée	« Personne n'a demandé que l'audience soit enregistrée. Désirez-vous qu'elle soit enregistrée? Avez-vous des questions au sujet de l'enregistrement? Nous allons maintenant commencer à enregistrer l'audience. »
En cas d'enregistrement seulement
Identification du cas	« Ceci est une audience d'un conseil arbitral de l'assurance-emploi. Il s'agit du dossier de ***** (nom de l'appelant). Nous sommes le (date), il est (heure) et nous siégeons dans la ville de XXXX. »
Participants	« M. ou Mme ***** est accompagné par ***, ***, etc. (les parties peuvent s'identifier eux-mêmes). Mon nom est XXXXX et j'assure la présidence de ce conseil et les autres membres sont **** et ****. » (les membres s'identifient eux-mêmes).
Rôle des conseils arbitraux	« Le conseil arbitral est un tribunal indépendant et impartial composé de trois membres provenant de la communauté. Nous ne sommes pas des employés du Ministère. Nous sommes formés pour tenir des audiences justes et nous possédons une bonne connaissance de la Loi sur l'assurance-emploi. Notre rôle est d'appliquer la Loi sur l'assurance-emploi et de rendre une décision »
Dans les cas où une autre partie a été avisée de l’audience mais ne se présente pas	« Une autre partie (exemple l’employeur) a reçu toute l’information au dossier que nous avons. Cette personne recevra une copie de tout nouveau document que vous nous remettez aujourd’hui. »
Facultatif	« Nous allons : garder l'esprit ouvert; vous donner l'occasion de fournir des renseignements supplémentaires et d'expliquer votre cas; rendre l'audience aussi informelle que possible; rendre une décision. »
Facultatif (Si nécessaire) Lorsque l'employeur et le prestataire assistent à l'audience	« Je vous demande de présenter vos arguments ou questions au conseil arbitral et non pas aux autres parties. De plus, je vous demanderais de ne pas intervenir lorsqu'une partie parle. C'est une bonne idée de noter vos questions et commentaires et vous pourrez revenir sur la question plus tard lorsque ce sera votre tour. Vous aurez tous la chance de vous exprimer. »
« Avant que j'aille de l'avant, avez-vous des questions? »
Contenu du dossier d'appel (Information sur les pièces - Facultatif)	« Nous avons reçu et lu la documentation qui vous a été envoyée. Avez-vous reçu cette documentation? Notre dossier comporte XX pièces. Une pièce est un document utilisé comme preuve à l'audience et vous remarquerez que chaque page est identifiée dans le dossier d'appel (coin droit inférieur de chaque page). Avez-vous le même nombre de pièces? Lorsque vous référez à un document, il serait bon de nous donner le numéro de la pièce pour que nous puissions vous suivre. Nous ferons de même.» «Avez-vous des questions concernant l'information au dossier?» « Avant d’entendre votre cause, avez-vous des questions préliminaires que nous devrions considérer – telles que des documents additionnels, des témoins ou des préoccupations concernant l’audience d’aujourd’hui?»
Le cas en appel	« Nous sommes maintenant prêts à entendre votre cas. Notre rôle est de vous écouter et de recueillir toute information que vous pouvez nous donner pour nous aider dans la délibération et la prise de décision. »
« Avez-vous des questions? »
Question faisant l'objet de l'appel	« La question (les questions) que nous devons examiner aujourd'hui est la suivante (sont les suivantes) : XXXXXXXX. Dans le dossier d'appel, la Commission déclare que XXXXXXXXX. »
Inviter l'appelant à parler en premier	« Nous invitons maintenant l'appelant à prendre la parole en premier.»
Fin du scénario
	« Nous n'avons plus de questions. Est-ce qu'il y a autre chose que vous désirez ajouter? »
Décision	« Le conseil va discuter de votre cas après votre départ, et nous prendrons ensuite une décision. Vous recevrez la décision par écrit d'ici une semaine. »
Conclusion	« Au nom du conseil arbitral, permettez-moi de vous remercier d'avoir participé à l'audience d'appel. L'audience est maintenant terminée.» (Éteindre le magnétophone et se lever)
Note au président	Rembobiner l'enregistrement au début et assurez-vous que l'enregistrement a bien fonctionné - Si l'enregistrement n'a pas bien fonctionné ou l'audience n'a pas été enregistrée, y faire référence dans la décision.

Notes sur les techniques d'interrogatoire Nom de l'appelant Nom du président Nom du membre du conseil Nom du membre du conseil

A. Techniques d'interrogatoire

Les membres des conseils arbitraux doivent maîtriser certaines techniques d'interrogatoire afin d'approfondir l'examen de questions préliminaires, de faire élucider des faits par les parties et de confirmer leur compréhension des dossiers. Il est possible d'apprendre les techniques d'interrogatoire et de s'exercer à les mettre en pratique. Au pire, une question maladroite peut donner l'impression d'un parti pris : « Donc, vous n'avez aucun point à faire valoir en l'occurrence, n'est-ce pas? » Au mieux, une question mal formulée ne fait que nuire à une explication fournie par un intervenant. Règle générale, les membres des conseils devraient s'abstenir de poser des questions jusqu'à ce que la personne qui témoigne ait fourni une explication complète. Lorsque vous intervenez afin d'aider une personne qui manifeste de la réticence, vos questions doivent être claires et appropriées.

Quatre types de questions

1.   La question ouverte

Ce type de question permet à l'intervenant de choisir le sujet à développer ou les informations qu'il juge pertinentes. Elle produit généralement des explications narratives plus longues.

« Quel point essayez-vous de faire valoir par votre appel? »
« Y a-t-il d'autres points que vous jugez importants? »
« À qui vous êtes-vous adressé lorsque vous cherchiez un emploi? »

Ces questions n'imposent guère de limite à la réponse. L'intervenant peut répondre de façon générale.

Lorsque des questions ouvertes permettent d'obtenir des renseignements pertinents sur les questions à l'étude, il est de mise de s'en tenir à ces questions, jusqu'à ce que les renseignements obtenus soient moins utiles.

2.   La question fermée

Avec une question fermée, l'interrogateur choisit le sujet et un élément particulier de ce sujet, tout en laissant une marge de réponse à l'intervenant.

« Qu'avez-vous dit à l'agent de la Commission lorsqu'il vous a interrogé sur cette déclaration du prestataire?»

Vous constaterez que ces deux éléments (« Qu'avez-vous dit… ») et le moment (« lorsque… ») sont restrictifs. Ces questions offrent l'avantage d'obtenir des réponses en lien avec les questions du membre. Elles permettent d'obtenir les renseignements manquants et de continuer de faire parler l'intervenant.

« Quand avez-vous écrit la lettre? »
« Qui vous a donné cette explication sur le relevé d'emploi? »

Les membres des conseils devraient employer cette technique d'interrogation pour obtenir des renseignements complémentaires et poursuivre l'interrogatoire des parties ou des témoins qui semblent répondre de façon imprécise ou incohérente. Par exemple, lorsqu'un membre du conseil connaît les éléments d'un article de la loi auxquels une partie doit se conformer, il peut poser des questions fermées afin d'essayer de recueillir tous les éléments d'information manquants.

N'oubliez pas que les questions fermées mettent l'accent avant tout sur les préoccupations du membre, et non pas sur celles de l'intervenant ou d'un témoin.

On peut modifier des questions fermées afin d'approfondir l'étude de trois caractéristiques d'un événement : L'acteur, l'action et la scène.

« Qui vous a donné l'explication? » (Acteur)
« Que s'est-il passé après que vous ayez présenté un relevé d'emploi incomplet? » (Action)
« Dites-nous ce qui s'est passé pendant les cinq premières minutes de l'entrevue. » (Scène)

Cette technique d'interrogation est plus perfectionnée, mais la logique oblige parfois à modifier les questions.

3.   La question à réponse simple (oui/non)

Ces questions servent parfois à mettre fin à une narration. Par exemple, un policier expérimenté qui témoigne peut écouter une question interminable qui se termine par une question à réponse simple, et répondre simplement « Non » à l'avocat. Bien qu'elles permettent parfois d'obtenir des réponses plus longues, ces questions visent généralement à limiter la longueur de la réponse.

« Avez-vous quitté l'emploi le même jour ? »
« Avez-vous répondu de façon impolie à votre patron, comme l'indique le dossier? »
« Avez-vous parlé de l'incident à une autre personne? »

La question à réponse simple permet avant tout de confirmer la compréhension d'un élément déjà lu ou entendu. Elle est moins efficace, cependant, pour la recherche de données nouvelles.

L'abus des questions à réponse simple risque de donner l'impression que vous menez un contre-interrogatoire. L'intervenant peut alors se dire : « Je n'ai jamais pu m'expliquer. »

4.   La question dirigée ou suggestive

La question dirigée est essentiellement un énoncé qui comprend une expression transformant une affirmation en une question :

« Vous n'avez pas reconnu que vous avez travaillé pendant ce mois, n'est-ce pas? »
« N'est-il pas vrai que vous avez omis de remplir une fiche de recherche d'emploi? »
« Vous avez conçu ce projet avec votre frère, n'est-ce pas? »

Les avocats qui mènent des contre-interrogatoires utilisent souvent les questions dirigées ou suggestives. Ils expriment une opinion ou font une affirmation à laquelle la personne interrogée doit répondre par « Oui » ou « Non ».

Les membres des conseils devraient éviter les questions dirigées ou suggestives. Bien qu'elles visent à « approfondir » l'examen d'un sujet, ces questions peuvent donner l'impression d'un parti pris ou d'un « jugement sans audience ».

La question à réponse simple est efficace pour confirmer ou résumer des faits. De plus, il est facile de transformer des questions dirigées :

« Vous avez conçu ce projet avec votre frère, n'est-ce pas? » (question dirigée)
« Avez-vous conçu ce projet avec votre frère? » (oui ou non)
« Pouvez-vous nous expliquer l'origine de ce projet? » (ouverte)

Conclusion

Quand les membres des conseils peuvent interroger un intervenant ou un témoin, ils veulent être équitables, tout en essayant de vérifier des faits et de faire une analyse approfondie. Ils peuvent y parvenir en maîtrisant les techniques d'interrogatoire, c'est-à-dire en posant habituellement des questions ouvertes ou fermées. Les questions doivent être concises. Il est préférable d'employer un vocabulaire simple, de poser une seule question à la fois et d'écouter attentivement. Enfin, il ne faut pas hésiter à retirer une question maladroite ou inefficace.

Liste de vérification des éléments essentiels d'une décision

Utilisez cette liste de vérification pour vous interroger sur chaque décision. Demandez à un collègue de vous aider à vérifier la qualité de vos décisions. La liste de vérification va de pair avec la formation que vous recevrez en rédaction. Les mots en italiques qui suivent devraient être indiqués dans votre décision si vous adoptez une approche fiable basée sur un «modèle».

Désignation des parties

• Désignez toutes les parties : présentes, par téléphone; audience enregistrée ou non.

Question(s) en litige

• Énoncés neutres (La question consiste à savoir si…); précisez l'article de la Loi.

Informations contenues au dossier

• Narration chronologique; autonome; no des pièces mentionnées entre parenthèses.
• Chaque paragraphe débute par « L'appelant affirme que » OU « La Commission affirme que »

Preuve à l'audience

• Indiquez qui a présenté la preuve; mentionnez tout élément de preuve qui diffère des informations contenues dans le dossier ou des déclarations.
• Compte rendu neutre; pas d'appréciation de la preuve; pas d'énoncé quant à la crédibilité

Conclusions de fait, application de la loi

• Énoncez le test légal : libellé de la loi; jurisprudence additionnelle (citez l'affaire)
• Dans cette affaire: discutez de la preuve présentée par l'une et l'autre des parties au litige; formulez des appréciations (preuve retenue et pourquoi); conclusion quant à la crédibilité uniquement lorsque nécessaire (contradictions)
• Nous considérons comme un fait établi: présentez votre conclusion sur ce qui s'est produit précisément dans cette cause sans utiliser le mot « test légal »
• Dans cette affaire: formulez la conclusion juridique (inconduite, départ sans motif valable, représentation trompeuse, etc.)

Décision

• Indiquez si le Conseil accueille l'appel ou le rejette (pas les deux)

Considérations d'ordre général

• Ne pas écrire à l'avance plus que les litiges et les renseignements provenant du dossier.
• Tous les membres du Conseil sont présents pour toutes les délibérations.
• Utilisation d'un langage simple; vérification de l'orthographe; lecture de la décision, chiffres et dates vérifiés.
• Les motifs complets sont contenus dans les Conclusions de faits, Application de la loi (non sous-entendues ou supposées à partir du dossier).
• Tout membre dissident a précisé par écrit les motifs de son opinion minoritaire.
• Toute conclusion quant à la crédibilité est motivée.
• Pas d'énoncé inutile (p. ex. : « Nous avons écouté la preuve… »).

Justice naturelle : questions récapitulatives et réponses

Questions récapitulatives	Réponses	Page
1. Que feriez-vous si l’une des parties à l’appel se plaignait, le jour de l’audience, qu’elle n’a reçu le dossier d’appel que la veille?	La partie est justifiée de se plaindre de ne pas « connaître la cause» contre elle. Un président peut offrir un ajournement (à un autre jour, autre Conseil) ou un report (plus tard dans la journée).	12 Page
2. Que feriez-vous si l'adjoint au Conseil vous informait que la copie du dossier d'appel destinée à un appelant ou à une partie intéressée venait d'être renvoyée au Centre de Conseil arbitral par le bureau de poste?	Le président ne devrait pas commencer en l'absence de l'appelant. Il pourrait y avoir manque de préavis équitable et, par conséquent, pas de droit de « connaître la cause». Demandez à l'adjoint de se renseigner auprès de la Commission à propos d'une adresse récente et d'envoyez le dossier de nouveau.	12 Page
3. Que feriez-vous si vous receviez des documents déposés en retard par un employeur, après que le dossier d'appel a été envoyé, alors que l'appelant vous informe qu'il ne peut comparaître à l'audience? Vous savez que l'employeur attend, à l'extérieur, que l'audience commence?	Vous devriez d'abord demander si la Commission a vu les documents. Si cela l'amenait à réexaminer la cause, vous pourriez suggérer un ajournement à l'appelant. Cependant, si les documents correspondent simplement au dossier de la Commission, un ajournement n'est pas nécessaire. L'appelant, en ne comparaissant pas à l'audience, renonce à la possibilité d'être confronté à de nouvelles preuves et de fournir des explications. La même chose est vraie pour la Commission puisque ses représentants ne comparaissent pas.	15 Page
4. Si l'appelant apporte de nouveaux documents pertinents lors de son audience, chaque partie a-t-elle le droit d'en recevoir une copie?	Oui. Cela fait partie de la «communication de la preuve» et «droit d'être entendu ».	15 Page
5. Que devriez-vous faire si une partie intéressée à un appel déclarait qu'elle allait comparaître mais n'est pas encore arrivée alors que l'audience va commencer?	Selon la pratique habituelle, vous attendez 15 minutes et passez à une autre cause si vous le pouvez. Vérifiez le dossier pour vous assurer qu'un avis a été envoyé.	15 Page
6.Que devriez-vous faire si une partie intéressée à un appel arrive longtemps après le début de l'audience?	La partie n'a pas de véritable possibilité d'« être entendue », particulièrement si d'autres témoins ont déposé. La partie qui est en retard n'a pas droit à un ajournement. Cependant, si toutes les parties sont d'accord, le président pourrait reporter ou ajourner l'audience et la reprendre. Si vous êtes à l'étape des délibérations, vous ne devriez pas rouvrir la cause.	16 Page
7. Supposons que le président demande à l'adjoint au Conseil de faire venir « un expert » parmi le personnel de la Commission pour lui parler après l'audience mais pendant les délibérations du Conseil. Vous êtes un membre. Que feriez-vous?	Vous devez rappeler au président que la Commission est une partie et que cette mesure violerait le principe « être entendu » car l'appelant n'est pas présent pour entendre le témoignage de l'expert technique. Vous devriez rouvrir l'audience et inviter toutes les parties à entendre son témoignage.	15 Page
8. Que devriez-vous faire si vous vous rendez compte qu'un des membres de conseil a déjà un préjugé sur la cause avant de l'avoir entendue?	Soulevez la question en présence des trois membres du Conseil, mais en l'absence des parties. Le membre qui semble avoir un préjugé pourrait se récuser. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez choisir de vous récuser car vous pensez qu'il pourrait exister un préjugé.	17 Page
9. Que feriez-vous si vous entendez un membre du Conseil exprimer des commentaires teintés de préjugés avant ou pendant l'audience?	Même réponse que pour le no 8, mais ici, vous devriez avoir une réunion avec les trois membres avant le début de l'audience. N'attendez pas les délibérations.	17 Page
10. Que devriez-vous faire si vous revenez des toilettes et que vous entendez les deux autres membres du Conseil qui discutent de la valeur de preuve contenue dans un dossier (pour lequel vous n'avez pas encore entendu les témoignages)?	Rappelez aux membres les deux principes suivants : préjugés et « esprit d'ouverture » du Conseil. Discuter du bien-fondé avant d'avoir entendu les témoignages pourrait créer un préjugé et réduire votre ouverture d'esprit. Qui plus est, toute délibération à propos du bien-fondé ou du résultat doit être le produit d'une collaboration entre les trois membres pendant la totalité de la période de délibération.	18 Page

Appels devant le juge-arbitre: questions récapitulatives et réponses

1. Si un conseil refuse d'admettre un élément de preuve pertinent offert par un prestataire (p. ex. un certificat médical signé par un médecin concernant la maladie comme raison de la démission), quel est le fondement d'un appel devant le juge-arbitre?	Il s'agit d'une erreur en matière de justice naturelle. Le Conseil a nié une possibilité de présenter une défense pour la totalité de la cause ou de «défendre la cause». La question serait renvoyée au Conseil avec des directives.	42 Page
2. Un Conseil examine le sous-alinéa 29c)(v) de la Loi sur l'assurance-emploi Loi sur l'assurance-emploi pour déterminer la signification de l'expression «proche parent». Il ne peut trouver aucune jurisprudence à cet égard. Il décide que la signification du terme «proche parent» inclut un cousin germain. Quel est le fondement de l'appel?	Il s'agit d'une erreur en droit. Les juges-arbitres pourraient dire que le sens donné par le Conseil n'entrait pas dans de la signification ordinaire de l'expression «proche parent». Le juge-arbitre pourrait substituer son interprétation et trancher la cause.	42 Page