Pour un bon départ 4

L'audience et les délibérations

Ouverture de l'audience

Dans votre offre de service, vous vous êtes engagé, ainsi que le Conseil, à vous présenter à l'audience avec un esprit ouvert, à la rendre aussi informelle que possible et à traiter les parties avec équité et courtoisie. Vous avez également promis de leur donner une occasion d'expliquer leur cause. L'une des bonnes façons de respecter tous ces engagements est de faire en sorte que les présidents utilisent une «déclaration préliminaire» bien rodée. Le présent Guide contient un exemple de déclaration préliminaire.

Les présidents chevronnés prennent en compte les éléments suivants :

• Plusieurs appelants n'ont jamais comparu devant un tribunal et ne savent pas à quoi s'attendre.

• Parce que les communications avec le «système» d'AE sont réalisées principalement sous forme téléphonique ou électronique, il se peut que le Conseil constitue le premier point de «communication en personne». Par conséquent, il est probable que vous allez être considéré comme faisant partie de la Commission.

• Vous devrez peut-être répéter plusieurs fois que vous êtes indépendant de la Commission et que votre décision sera impartiale.

• Vous devez créer un équilibre entre le caractère informel de l'audience et votre rôle, très sérieux, d'adjudicateur. Trop d'empathie ou de familiarité peut induire les parties en erreur.

• Il se peut que vous deviez demander plusieurs fois à l'appelant s'il a des questions à propos du processus.

Les membres jouent également un rôle important pendant la déclaration préliminaire. Les présidents devraient leur accorder une brève occasion de parler, si ce n'est que pour se présenter. Les membres (et les présidents) doivent également savoir que leur langage corporel peut être négatif. Si vous lisez des documents, regardez de côté, murmurez quelque chose à un collègue, ou vous éloignez de la table, vous exprimez un manque d'intérêt à l'égard de l'appelant. Il est important de s'asseoir correctement et de regarder les parties à cette étape et pendant toute la durée de l'audience.

Milieu de travail collégial

Même avant le début de l'audience, les membres du Conseil doivent s'engager à travailler de façon collégiale et respectueuse. Vous êtes maintenant des adjudicateurs impartiaux et, il se peut que vous ayez des différences d'opinion légitimes quant aux dossiers. Dans certains cas, vous devez être en mesure de vous en tenir à un constat de divergences tout en respectant vos collègues lors des audiences futures. Ce sont les faits pouvant être prouvés et le droit, plus que la source de leur nomination et les préférences personnelles qui devraient vous guider. On tiendra compte de ce climat de respect lors de l'audience et des délibérations.

Diversité

Très bientôt, vous constaterez que les appelants traduisent la mosaïque de la société canadienne diversifiée en ce qui concerne la race, la culture, la religion, les habitudes vestimentaires et le comportement devant les autorités. Lors de votre formation, vous en apprendrez plus sur la façon de répondre aux défis présentés par la diversité.

Au départ, vous devez être conscient de vos préjugés et de ceux de vos collègues. Il vous faudra faire preuve d'ouverture d'esprit afin de préserver l'équité envers tous les appelants, quelles que soient leurs origines ou leur culture. Les enjeux sont élevés : aucun membre ne souhaite être accusé de préjugé. Le respect et l'ouverture d'esprit constituent la solution.

Décider d'un ajournement et autres questions préliminaires

Un président est investi du pouvoir d'ajourner une audience, de la reporter ou de la suspendre. Chacun de ces pouvoirs entraîne des résultats différents. Si un membre du Conseil décèle la nécessité d'un ajournement, il devrait en faire part immédiatement au président. Il peut, pour ce faire, lui demander de suspendre brièvement l'audience. Une suspension est similaire à une récréation scolaire : il s'agit d'une courte interruption de l'instance. Elle est normalement suggérée par le président ou par un membre. Les parties quittent la pièce (ou c'est le Conseil qui le fait) pour que les membres du Conseil puissent discuter.

Un président peut choisir de reporter la cause à un moment différent de la même journée. Par exemple, l'adjoint au Conseil l'informe qu'un appelant est en retard mais qu'il va comparaître après le déjeuner. Au lieu d'entendre la cause en l'absence de l'appelant, le président reporte l'audience.

Si la cause doit être entendue un autre jour, il s'agit d'un ajournement. Un ajournement est un exemple d'une question préliminaire. Une question préliminaire est tout genre de question procédurale qui peut être résolu avant que vous entendiez les témoignages dans un cas donné. Par exemple, y a-t-il des témoins qui doivent être exclus de la salle d'audience ? Est-ce que d'autres documents seront présentés à titre de preuve? Si la nécessité d'un ajournement (ou tout autre question préliminaire) est déterminée avant que le Conseil n'entende les témoignages, la cause peut revenir devant n'importe quel Conseil. Les présidents devraient tenter de déterminer les ajournements avant d'entendre les témoignages car cette pratique permet une souplesse maximale pour les adjoints au Conseil. Ainsi, si un appelant déclare qu'un témoin important n'est pas arrivé ou que l'appelant a manifestement des difficultés à comprendre le français, vous devriez ajourner.

Cependant, si un ajournement (ou tout autre question de procédure nécessitant un ajournement) devient nécessaire après le début du témoignage de l'appelant ou d'une autre partie, le même Conseil devra impérativement continuer le dossier. En somme, ce dossier devra être réentendu ultérieurement par les mêmes trois individus qui en ont été initialement saisis. Par exemple, un appelant mentionne des preuves importantes et disponibles qu'il souhaite obtenir et déposer devant le Conseil.

Votre formation et le livre de Garant et Garant précisent les raisons qui peuvent conduire à un ajournement et les questions préliminaires typiques qui y conduisent. Sans entrer dans ces détails, la meilleure ligne de conduite est la suivante : serait-il injuste à l'égard d'une partie de continuer maintenant au lieu d'ajourner? Le fait de ne pas accorder l'ajournement peut constituer une erreur au niveau des règles de justice naturelle.

Pendant l'audience

1.   Écouter

«Écouter d'abord, poser des questions ensuite», cela constitue une bonne maxime pour le déroulement des audiences. Plusieurs appelants ne se sentiront pas en confiance à moins de pouvoir exprimer leurs observations sans interruption. Tentez de garder vos questions jusqu'à ce qu'ils aient terminé, même s'il est tentant de poser des questions au fur et à mesure que les sujets que vous avez préparés apparaissent.

Vous pouvez indiquer que vous écoutez : un regard direct, de petits mouvements de tête et la prise de notes sont des indications d' «écoute passive». Au fil du récit et de votre interaction avec l'appelant, vous pouvez également utiliser l' «écoute active», qui peut quelquefois être aussi simple qu'une paraphrase neutre de ce que l'appelant vient de dire. Exemple :

Appelant : «Je suis allé voir le médecin pour mon dos et il a dit que je devrais cesser de soulever des choses lourdes pendant deux semaines.»

Membre du Conseil : «Vous avez donc une preuve médicale que vous ne pouviez vous acquitter de certaines de vos tâches.»

L'écoute active est l'une des compétences qui sera abordée lors de votre formation indépendante.

Votre compétence relative à l'écoute peut être confrontée à un défi particulier lorsqu'une partie ne maîtrise pas suffisamment l'une ou l'autre des langues officielles. Il vous faudra peut être ralentir, répéter les questions ou passer par l'entremise d'un ami de la famille qui est présent. L'essentiel sera de vous assurer que la partie confirme qu'elle a compris, pas juste l'ami. S'il apparaît que l'appelant ne comprend pas suffisamment bien, vous devriez ajourner et demander à l'adjoint au Conseil d'aider la partie à se procurer les services d'un interprète.

2.   Questionnement

La formation vous permettra également de perfectionner vos compétences en matière de questionnement. L'un des problèmes courants pour les membres du Conseil est l'utilisation trop poussée de questions suggestives. Cela peut avoir lieu parce que vous pensez que vous avez appris quelque chose à la lecture du dossier et que vous voulez faire la lumière sur cet élément. Exemple :

Membre du Conseil : «Vous n'avez rien dit dans le Télédec à propos du fait que vous avez travaillé pendant deux jours cette semaine-là, n'est-ce pas?»

Une question suggestive est, au fond, une déclaration ou une accusation exprimée sous forme de question. Malheureusement, pour le membre du Conseil, la question sera comprise comme une accusation et, par conséquent, une indication que ce membre a déjà pris sa décision. Tentez de répéter mentalement vos questions et reformulez-les de façon plus ouverte et/ou restreinte. Exemple :

Membre du Conseil : «Qu'avez-vous dit au système Télédec?» (question ouverte) ou «Pouvez-vous élaborer sur ce que vous vouliez dire lorsque vous avez indiqué que vous n'aviez pas travailler cette semaine-là?» (question restreinte).

Les membres du Conseil peuvent «vérifier le témoignage» d'une partie qui comparaît. Cependant, on vous encourage à être un interrogateur neutre et non un contre-interrogateur.

Bien que cela se produise rarement, selon Garant & Garant, une partie peut contre-interroger une autre partie à propos de son témoignage. Cela n'aura normalement lieu que si deux ou plusieurs parties comparaissent (p. ex. l'employeur et l'employé). Le président doit contrôler cet interrogatoire pour garantir qu'il est pertinent et ce, en fonction des questions en litige.

3.   Parmi ce que vous entendez ou lisez, qu'est-ce qui constitue un «élément de preuve»?

Que cherchons-nous et quelles sont les questions importantes? Vous pouvez envisager vos tâches comme un entonnoir, vous allez des renseignements aux faits que vous pouvez trouver en passant par la preuve.

Vous devez éliminer les renseignements qui ne constituent pas des témoignages. Les opinions, jugements et spéculation personnels ne sont pas des témoignages. Dire : «Je pensais que le médecin soutiendrait ma demande» constitue une spéculation et une opinion. Dire : «J'ai ici une lettre de mon médecin que j'ai consulté le mois dernier» constitue un témoignage.

Tant la Commission que les appelants utiliseront également des arguments. Ce ne sont pas des témoignages. Il s'agit d'arguments à propos de faits ou du droit. Si la Commission déclare que les témoignages dans cette cause « ne sont pas équivalents » vous ne traiterez pas cette remarque comme un témoignage.

Le témoignage est généralement quelque chose qui aide à prouver un fait en litige. Mme Tremblay avait-elle un «motif valable pour démissionner» car elle venait de déménager à l'autre bout de la province pour s'occuper de sa vieille mère? On a ici plusieurs faits en litige. A-t-elle déménagé? Était-ce la principale raison de son départ du travail? N'y avait-il aucune autre possibilité?

Le témoignage de l'appelante peut inclure sa propre explication des autres solutions qu'elle a envisagées, une lettre du médecin de sa mère et un compte rendu de sa conversation avec son patron. Tout cela constitue des preuves pertinentes et admissibles à l'égard d'un fait en litige qui est de connaître la raison pour laquelle elle a démissionné.

Le témoignage de la Commission pourrait être celui selon lequel le patron ne se souvient pas des raisons de la démission, le fait que le relevé d'emploi (RE) indique qu'elle a démissionné pour des raisons personnelles et qu'elle aurait dû envisager la possibilité d'obtenir de l'aide pour sa mère. Remarquez que ce dernier point ne constitue pas un témoignage mais un argument. Les deux premiers sont un témoignage car ils prouvent un fait en litige.

Alors que vous écoutez les témoignages, vous commencerez à chercher les contradictions et vous pourrez utiliser les techniques d'interrogatoire pour découvrir celui qui dit la vérité. Cela vous aidera plus tard (au cours des délibérations) lorsque vous devrez apprécier la preuve et rendre des conclusions de fait. Votre tâche pour arriver à une conclusion de fait est celle de répondre à la question suivante : «que s'est-il passé?» Vous devez vous acquitter de cette tâche armé de la seule preuve admissible dont vous disposez, et non en vous servant de spéculations ou d'arguments.

4.   Appréciation de la preuve

Dans votre décision, vous devrez justifier vos conclusions de fait en expliquant au lecteur la preuve qui vous a le plus convaincu. Cela s'appelle « apprécier la preuve » et cela devrait constituer une partie importante de la rédaction de la décision. Par conséquent, au cours de l'audience, vous devez chercher la preuve qui est la plus convaincante. En termes juridiques, la preuve la plus convaincante est la preuve fiable et directe. Cela signifie que la personne qui témoigne de faits avec ses cinq sens. Les témoignages indirects peuvent être admis et convaincants mais vous devriez être prêts à leur accorder un poids inférieur.

Ainsi, la Commission peut avoir fourni des déclarations signées qui, selon elle, démontrent des déclarations fausses et trompeuses. C'est un témoignage direct quant au fait que des déclarations ont été effectuées. La femme de l'appelant peut témoigner du fait que l'appelant était désespéré par le décès de sa mère quand il a envoyé ces documents. Cela constitue un témoignage indirect, ce n'est pas celui de l'appelant. Qui plus est, cela ne contredit pas le fait que des déclarations ont été effectuées. Cela ne peut qu'expliquer l'état d'esprit du moment. Quand vous écoutez des témoignages, vous devriez toujours garder à l'esprit cette distinction entre témoignage direct et indirect.

La «meilleure preuve» est un autre concept dans le domaine de la preuve. Vous devez choisir la preuve la plus fiable dont vous disposez s'il existe deux ou plusieurs sources. Ce concept fonctionne souvent au détriment de la Commission car elle n'envoie personne pour comparaître à l'audience. Ainsi, le fonctionnaire de la Commission peut avoir rédigé un résumé de sa conversation avec l'appelant. Ce résumé est cité dans le dossier et déclare que «l'appelant a reconnu avoir perdu son calme». Lors de l'audience, l'appelant le nie et déclare que ses paroles ont été sorties de leur contexte. L'appelant fournit ses propres notes concernant la conversation, prises le jour même. La « meilleure preuve », ici, est le témoignage verbal étayé par des notes par rapport au résumé écrit de la Commission (sans témoin de la Commission sur place). Pourquoi? Parce que vous disposez de deux sources pour la preuve de l'appelant : son témoignage et ses notes.

Cela ne signifie pas que vous pouvez ne tenir que peu de compte ou faire fi de la preuve de la Commission uniquement parce qu'elle est écrite et non fournie en personne. D'ailleurs, vous devez montrer que vous avez soupesé la preuve de la Commission et que vous lui avez accordé un poids inférieur pour une bonne raison. Souvenez-vous que l'un des principaux critères applicables à la preuve est la fiabilité. Les documents écrits (p. ex. un relevé d'emploi) peuvent être très fiables. En revanche, un appelant pourrait avoir bien du mal à surclasser une preuve écrite de la Commission, quelque chose qu'il a dit dans une correspondance antérieure, une transcription d'un rapport Télédec, entre autres. Dans ces circonstances, la « meilleure » preuve, ou celle qui est la plus fiable, pourrait corroborer la conclusion de la Commission et il vous serait impossible de lui accorder un poids inférieur. Et surtout, vous ne pouvez pas avoir recours à la sympathie ou à «l'instinct». Vous devez pouvoir rendre une conclusion de faits à partir de la preuve dont vous disposez (ou de son absence).

5.   Observations quant à la crédibilité

Il se peut que vous deviez faire des observations pendant l'audience qui vous aideront à arriver à une conclusion quant à la crédibilité. Vous ne devrez le faire que lorsque vous êtes en présence de deux versions de faits et qu'une seule peut être acceptée aux fins de la conclusion de faits. Par exemple : L'employé a t-il porté un coup lors d'un différend avec le patron? L'employeur répond «oui». L'employé dit que «non». Vous devrez chercher les contradictions dans les témoignages, une hésitation à répondre aux questions, etc… L'évaluation de l'attitude d'un témoin est très peu fiable pour juger de la crédibilité, néanmoins, les tribunaux judiciaires accepteront votre évaluation si vous fournissez un motif précis pour lequel vous avez conclu qu'un témoin ou un autre «manquait de crédibilité».

6.   Contrôler une audience

Lors d'une audience, un conseil fait face à deux genres de difficultés : contrôler les parties et contrôler les membres du Conseil. Dans les deux situations, le président est investi de la compétence légale pour décider de la procédure à suivre, mais les membres disposent d'une compétence indirecte, au moyen de la demande de suspension de l'audience.

En ce qui concerne les parties, le président peut empêcher la survenance de nombreux problèmes en décrivant le processus et les règles de base dans la déclaration préliminaire. Par exemple, le fait d'assurer à l'appelant que vous avez lu le dossier d'appel, y compris la lettre d'appel, peut éliminer les répétitions dans un témoignage. Si les parties commencent à s'interrompre mutuellement, le président devrait intervenir et restaurer l'ordre de prise de parole. Si un témoin est trop émotionnel pour continuer, il faudra peut-être suspendre l'audience. Si le président ne décèle pas ces situations, un membre peut demander à discuter avec le président ou le suggérer dans une note écrite. Dans les cas extrêmes où les parties refusent de se plier aux exigences du président, il n'a aucune compétence pour rendre une ordonnance d'outrage au tribunal comme pourrait le faire un juge. Il ne peut que mettre fin à l'audience, ajourner la cause à une date indéterminée et porter le problème à la connaissance du gestionnaire du centre de conseil.

Les membres du Conseil (ou les présidents) peuvent parfois devoir être contrôlés ou dirigés. Si l'interrogatoire effectué par un membre est trop agressif ou semble entaché d'un préjugé, il se peut qu'un président doive l'interrompre et poser une question reformulée ou encore suspendre l'audience. Les présidents pourraient également quelquefois agir de façon inappropriée, par exemple si un président souhaite mettre fin à une audience avant qu'une partie ait terminé son témoignage. Un membre pourrait devoir demander à ce président de continuer brièvement ou de suspendre l'audience pour remettre la décision du président en question.

L'étape de la délibération

C'est le moment où les membres du Conseil se rencontrent seuls pour discuter de leurs conclusions et préparer une décision écrite. Cette séance doit avoir lieu en présence des trois membres et d'eux seuls. Vous n'avez pas l'autorisation de consulter d'autres personnes. Vous pouvez quitter la séance pour aller chercher des manuels, la législation ou la jurisprudence et les rapporter. Aucun membre ne peut décider de ne pas participer ou de déléguer cette responsabilité à cette étape. Ils doivent tous rester jusqu'à ce que la délibération ait pris fin. Si une personne fait une pause, les autres doivent éviter de discuter de la cause. Des erreurs commises dans ce domaine pourraient constituer des erreurs en matière de justice naturelle telle qu'elle est présentée ailleurs dans le présent guide

Comment le processus devrait-il se dérouler? Nous recommandons que le président entame le processus en demandant que la preuve (pour et contre) concernant chaque question en litige soit examinée. À partir de là, vous pouvez passer aux conclusions de fait que vous êtes prêts à rendre. Vous pourriez être tenté de demander aux membres dès le début qui, selon eux, devrait avoir gain de cause. Il faut éviter cela car vous voulez que tous les membres conservent leur ouverture d'esprit jusqu'à ce que le groupe ait terminé d'examiner la preuve.

Vous examinerez ensuite la législation et les critères jurisprudentiels qui s'appliquent. Ils se trouvent fréquemment dans les Outils de référence rapide ou dans les observations au dossier. Assurez-vous que vous disposez des preuves à l'appui pour faire un lien avec les critères juridiques. Par exemple, si la conduite doit être «délibérée et imprudente», quelle est la preuve qui vous dit qu'elle correspondait à l'un de ces qualificatifs? Pourquoi accordez-vous un poids à certains des éléments de preuve par rapport à d'autres? La partie qui n'a pas gain de cause voudra des réponses à ces questions.

Enfin, lors des délibérations, aidez le président en formulant les motifs comme si vous étiez le rédacteur. Pour chaque question, le Conseil devrait être en mesure de faire ce qui suit :

• énoncer l'article de la Loi et les critères prévus par la jurisprudence;

• indiquer la preuve qui étaye vos conclusions et les raisons pour lesquelles vous lui avez accordé un poids par rapport à d'autres éléments de preuve … puis…

• rendre des conclusions de fait claires à l'égard de tous les éléments pertinents de la Loi;

• énoncer la façon dont la Loi s'applique à cette cause particulière;

• déclarer si l'appel est accueilli ou rejeté.